Paikkatietolainaamon välittämien aineistojen käyttäjinä voivat toimia valtion ja kuntien laitokset, yritykset, tutkimusprojektit, järjestöt ja kansalaiset.

Aineistoa välitetään aineistojen esittelyn, vertailun, opetuksen, tutkimuksen tai tuotekehityksen tarpeisiin. Aineistojen tekijän- ja muut immateriaalioikeudet säilyvät aineiston tuottajalla. Aineistojen kaupallinen hyödyntäminen, jakelu ja julkaiseminen tieteellisiä tutkimustuloksia lukuun ottamatta on kielletty.

Paikkatietolainaamon toimintaperiaate on määritelty Paikkatietolainaamon ohjausryhmän 25.1.2005 hyväksymässä toimintaperiaate-dokumentissa.

Paikkatietolainaamo välittää paikkatietoaineistoja määräajaksi. Ladattuja aineistoja saa käyttää 12 kk latauspäivämäärästä alkaen. Tämän jälkeen ne on tuhottava ja tuhoaminen on varmistettava internet-lomakkeella. Internet-pohjaisella ilmoituslomakkeella aineistojen lainaa voi jatkaa vielä toisen 12 kk:n jakson. Pysyvästä jatkokäytöstä on sovittava suoraan aineiston tuottajan kanssa.

Käyttäjällä ei ole oikeutta luovuttaa aineistoja kolmansille osapuolille vaan kunkin aineistoa käyttävän tahon on itse rekisteröidyttävä Paikkatietolainaamoon. Useampia henkilöitä työllistävän projektin sisällä aineistojen jakaminen on kuitenkin mahdollista. Myös näin jaettuja aineistoja koskevat Paikkatietolainaamon käyttöehdot.

Paikkatietolainaamo välittää aineistot siinä formaatissa, jossa aineistontuottaja on ne lainaamoon toimittanut. Aineiston tuottaja tai Paikkatietolainaamo ei vastaa aineistoon jatkokäytöstä mahdollisesti aiheutuvista vahingoista.

Käyttäjillä on oikeus yhdistellä vapaasti eri tuottajilta peräisin olevia aineistoja ja niiden tietosisältöjä omien tutkimus- tai tuotekehitystarpeittensa mukaisesti. Käyttäjä vastaa yhdistelyn seurauksena syntyneen aineiston laadusta.

Paikkatietolainaamon sihteeristö seuraa aineiston latauksia ja rekisteröi eri käyttäjätunnusten vierailut palvelussa. Käyttäjien yhteystiedot ja tiedot aineiston lataamisesta välitetään aineiston tuottajille.

Käyttäjällä on velvollisuus tarvittaessa vastata Paikkatietolainaamon toimintaa ja aineistoja koskeviin kyselyihin.